GEDRAGSCODE

I. INLEIDING

Sinds haar oprichting meer dan 110 jaar geleden hecht de OBO Bettermann Group (hierna "OBO" genoemd) groot belang aan maatschappelijke verantwoordelijkheid, een duurzaam bedrijfsbeheer en een duurzame bedrijfsontwikkeling, zowel op ecologisch en economisch als op maatschappelijk vlak. OBO neemt deze verantwoordelijkheid bijzonder ernstig - ten overstaan van haar werknemers en zakelijke partners, ten overstaan van de samenleving waarbinnen OBO actief is, en ten overstaan van het milieu, dat de basis vormt van het bestaan van OBO. Integriteit, eerlijkheid en diversiteit zijn integrale onderdelen van de bedrijfscultuur van OBO. OBO handelt op een duurzame, transparante en
prestatiegerichte manier.

Om de bovengenoemde waarden in de praktijk te brengen, verbindt OBO zich ertoe deze gedragscode na te leven bij haar activiteiten en verwacht OBO hetzelfde van haar leveranciers en dienstverleners (hierna "zakelijke partners" genoemd). Omwille van de leesbaarheid wordt de generieke mannelijke taalvorm gebruikt. Het is belangrijk op te merken dat het exclusieve gebruik van de mannelijke taalvorm bedoeld is om genderneutraal te zijn. Dit is niet bedoeld om genderdiscriminatie of een schending van het gelijkheidsbeginsel te impliceren.

Deze gedragscode maakt daarom deel uit van de individuele overeenkomsten tussen de bedrijven van OBO en hun zakelijke partners. OBO en haar zakelijke partners zijn verplicht deze gedragscode na te leven. Bovendien zijn OBO en haar zakelijke partners verplicht de inhoud van deze gedragscode door te geven aan hun werknemers. De regels en principes van deze gedragscode dienen ook van toepassing te zijn op de indirecte leveranciers en dienstverleners van OBO, dat wil zeggen de leveranciers en dienstverleners van de directe zakelijke partners van OBO die nodig zijn voor de uitvoering van contracten met OBO. De zakelijke partners van OBO zijn daarom verplicht de regels en principes naar
beste vermogen te bevorderen en hun leveranciers en dienstverleners aan te moedigen deze na te leven.

De in deze gedragscode beschreven regels en principes zijn gebaseerd op:

•  het Handvest van de Verenigde Naties voor de Rechten van de Mens (de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, VN-resolutie 217 A (111) van 1948),
•  de conventie van de Verenigde Naties inzake de bestrijding van corruptie,
•  de kernarbeidsnormen van de IAO (Internationale Arbeidsorganisatie),
•  de Verklaring van Rio (de 27 beginselen van de "Verklaring van Rio inzake milieu en ontwikkeling"),
•  de Conventie van Minamata,
•  de Conventie van Stockholm, en
•  de Conventie van Bazel.

1. Beginsel van de naleving van de wet (legaliteitsbeginsel)

OBO en haar zakelijke partners houden zich bij al hun activiteiten aan het beginsel van strikte naleving van de wet (legaliteitsprincipe). Waar lokale wetten en voorschriften minder restrictief zijn, zullen OBO en haar zakelijke partners zich houden aan de principes van deze gedragscode. In gevallen waarin er een direct conflict bestaat tussen de toepasselijke lokale wetgeving en de principes van deze gedragscode heeft de lokale wet voorrang. OBO en haar zakelijke partners zullen er evenwel naar streven de inhoud van deze gedragscode na te leven.

Naleving van het legaliteitsprincipe omvat met name:

•  het verkrijgen van alle noodzakelijke regelgevende vergunningen,
•  volledige samenwerking met de autoriteiten,
•  het betalen van belastingen en heffingen in overeenstemming met de geldende wetten,
•  naleving van mededingings- en antikartelwetgeving,
•  een strikt verbod op omkoping en het witwassen van geld,
•  respect voor mensenrechten en menselijke waardigheid,
•  naleving van de wettelijke vereisten van het betreffende land met betrekking tot de tewerkstelling van personeel,
•  respect voor de wettelijke rechten van derden,
•  naleving van wettelijke vereisten voor de bescherming van maatschappelijke standaarden en milieunormen,
•  openbaarmaking van informatie vereist door de geldende wetgeving,
•  naleving van geldende internationale economische sancties,
•  naleving van geldende regels inzake belangenconflicten; en
•  naleving van lokale wettelijke vereisten voor een waarheidsgetrouwe boekhouding in overeenstemming met de vereisten inzake financiële verslaglegging.

2. Integriteit

OBO en haar zakelijke partners wijzen elke vorm van corruptie, ongepaste beïnvloeding en corrupte zakelijke praktijken (en met name het witwassen van geld) af. In dit verband moeten alle OBOmedewerkers en zakelijke partners ervoor zorgen dat de aanvaarding of verlening van gunsten - van derden of aan derden - alleen plaatsvindt in overeenstemming met de geldende lokale wetgeving.

3. Billijkheid

OBO en haar zakelijke partners houden zich aan een eerlijke en erkende bedrijfspraktijk en doen aan eerlijke concurrentie. OBO en haar zakelijke partners distantiëren zich daarom van onwettige afspraken of gecoördineerde praktijken die de vrije concurrentie beperken. Dit omvat bijvoorbeeld prijsafspraken, marktverdeling, afspraken over contractuele voorwaarden, of het vastleggen van wederverkoopprijzen of lagere prijslimieten voor producten.

Naast de afwijzing van het bovengenoemde gedrag zijn alle medewerkers van OBO en haar zakelijke partners verplicht dergelijke aanbiedingen van bestaande en toekomstige zakelijke partners uitdrukkelijk af te wijzen en hun leidinggevende of de Compliance Officer van OBO op de hoogte te brengen.

4. Diversiteit

OBO en haar zakelijke partners zetten zich in voor de bescherming van de persoonlijke waardigheid, de privacy en de persoonlijke rechten van elk individu. OBO en haar zakelijke partners beschermen en vrijwaren het recht op vrijheid van mening en meningsuiting. OBO en haar zakelijke partners verbinden zich ertoe de in het Handvest van de Verenigde Naties voor de Rechten van de Mens erkende mensenrechten te respecteren en actief te ondersteunen (inclusief de rechten van individuen, lokale gemeenschappen en inheemse volkeren). OBO en haar zakelijke partners beschermen en bevorderen de rechten van vrouwen. OBO en haar zakelijke partners tolereren geen discriminatie of intimidatie van hun werknemers en bevorderen diversiteit en gelijkheid.

4.1. Verbod op kinderarbeid, dwangarbeid en slavernij

In navolging van de kernarbeidsnormen van de IAO nemen OBO en haar zakelijke partners alleen personeel in dienst dat de wettelijke minimumleeftijd heeft bereikt. OBO en haar zakelijke partners wijzen het gebruik van dwangarbeid en elke vorm van slavernij uitdrukkelijk af.

4.2. Arbeidsomstandigheden

OBO en haar zakelijke partners verbinden zich ertoe, in overeenstemming met de kernarbeidsnormen van de IAO, personeel uitsluitend in dienst te nemen in overeenstemming met de lokale voorschriften inzake gezondheid, veiligheid en werktijden. OBO en haar zakelijke partners verbinden zich ertoe arbeidsomstandigheden te creëren in hun bedrijfsactiviteiten die vrij zijn van elke vorm van intimidatie of vernedering van hun werknemers.

4.3. Vrijheid van vereniging

OBO en haar zakelijke partners respecteren de vrijheid van vereniging van hun werknemers. In dit verband moeten OBO en haar zakelijke partners alle geldende wetgeving naleven en samenwerken met hun werknemers in overeenstemming met de geldende wetgeving.

4.4. Verbod op ongelijke behandeling

OBO en haar zakelijke partners wijzen elke vorm van discriminatie af, inclusief discriminatie op basis van nationale en etnische afkomst, sociale afkomst, gezondheidstoestand, handicap, seksuele geaardheid, leeftijd, geslacht, politieke opvatting, godsdienst of overtuiging, tenzij dit een wettelijke vereiste is voor tewerkstelling. Ongelijke behandeling omvat met name de betaling van ongelijke lonen voor werk van gelijke waarde.

4.5. Passende verloning

OBO en haar zakelijke partners verbinden zich ertoe hun werknemers een passend loon te betalen. Dat loon dient minstens op het niveau van het wettelijk vastgestelde minimumloon van het betreffende land te liggen.

4.6. Instandhouding van natuurlijke hulpbronnen

OBO en haar zakelijke partners zorgen ervoor dat de verwerving van land, bossen of waterlichamen, waarvan het gebruik het levensonderhoud van mensen verzekert, niet plaatsvindt door onwettige gedwongen uitzettingen of onwettige onteigening. Een schadelijke milieu-impact (door bijv. bodemveranderingen, watervervuiling, overmatig waterverbruik) die de gezondheid, de toegang tot drinkwater en de voedselproductie aanzienlijk beïnvloeden, dient eveneens te worden vermeden.

4.7. Gebruik van particulier of openbaar veiligheidspersoneel 

OBO en haar zakelijke partners verbinden zich ertoe geen particuliere of openbare veiligheidstroepen in te zetten ter bescherming van het bedrijfsproject indien, door een gebrek aan instructie of controle, het gebruik van veiligheidstroepen in strijd is met het verbod op marteling en op wrede, onmenselijke of vernederende behandeling, letsel aan leven en ledematen veroorzaakt of de vrijheid van vereniging en vakbondsrechten belemmert.

5. Duurzaamheid

5.1. Milieunormen

OBO en haar zakelijke partners hebben het recht om hun eigen hulpbronnen te gebruiken binnen het kader van hun eigen milieu- en ontwikkelingsbeleid. OBO en haar zakelijke partners nemen verantwoordelijkheid op om ervoor te zorgen dat het milieu geen schade ondervindt van activiteiten binnen hun invloedssfeer. Dit omvat met name ongeoorloofde veranderingen aan de bodem, watervervuiling, luchtvervuiling, schadelijke geluidsemissies en buitensporig waterverbruik. OBO en haar zakelijke partners verbinden zich ertoe alle milieubeschermingsvoorschriften na te leven, te handelen in overeenstemming met het principe van duurzame ontwikkeling, en aldus zo milieuvriendelijk mogelijk te opereren.

OBO en zijn zakelijke partners zetten zich in voor de bescherming van het milieu. Waar mogelijk hebben OBO en haar zakelijke partners een gecertificeerd milieubeheersysteem in overeenstemming met DIN ISO 14001 of EMAS. Afvalscheiding, recycling, luchtvervuilingsbeheersing en waterbescherming worden door OBO en haar zakelijke partners consequent toegepast. De omgang met gevaarlijke stoffen is correct en verifieerbaar en de nodige veiligheidsinformatiebladen worden beschikbaar gesteld. OBO en haar zakelijke partners benoemen een verantwoordelijke voor milieubescherming waar dit wettelijk vereist is.

Om het milieu te beschermen, passen OBO en haar zakelijke partners het voorzorgsprincipe zo veel mogelijk toe. In geval van dreigende ernstige of permanente schade mag het gebrek aan volledige wetenschappelijke kennis over de omvang van de schade geen reden zijn voor OBO en haar zakelijke partners om doeltreffende en kostenintensieve maatregelen die milieuschade voorkomen, uit te stellen.

De strategie en het engagement van OBO inzake duurzaamheid worden gepubliceerd in een duurzaamheidsverslag op basis van internationale wetten en normen.

5.2. Materialen en verwijdering

OBO en haar zakelijke partners zetten zich in om de milieueffecten van het gebruik van materialen tot een minimum te beperken. OBO en haar zakelijke partners streven ernaar zoveel mogelijk van de gebruikte materialen te recycleren.

Daarnaast verbinden OBO en haar zakelijke partners zich ertoe de verboden op gevaarlijke chemicaliën na te leven in overeenstemming met de geldende wetgeving (en met name de conventies van Minamata, Stockholm en Bazel). Dit omvat tevens de naleving van de verboden op de export en import van gevaarlijk afval en garandeert een milieuvriendelijke verwerking van afval. Bovendien voldoen OBO en haar zakelijke partners bij het verwijderen van afval aan de wettelijke bepalingen van het betreffende land en de officiële vereisten.

5.3. Energie-efficiëntie en -verbruik  

OBO en haar zakelijke partners verbinden zich ertoe waar mogelijk gebruik te maken van hernieuwbare energiebronnen en zo energie-efficiënt mogelijk te werken. Daartoe wordt het energieverbruik bewaakt en gedocumenteerd.

OBO en haar zakelijke partners verstrekken de Company Carbon Footprint (CCF/Scope 1-3) en de Product Carbon Footprint (PCF) voor producten, processen en diensten waar mogelijk en op specifiek verzoek van de klant. Het verzamelen, berekenen, evalueren en mededelen van de relevante CO2egegevens (CO2-equivalent) moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de geldende normen en standaarden van het Greenhouse Gas Protocol (GHG Protocol) en conform ISO 14064. OBO heeft een decarbonisatiestrategie. Op basis van de CCF en PCF dient de zakelijke partner waar mogelijk een
decarbonisatiestrategie te hebben en uit te voeren.

6. Transparantie

6.1. Klokkenluiderssysteem

Alle OBO-medewerkers worden verzocht actie te ondernemen tegen schendingen van deze gedragscode en deze te melden aan hun leidinggevenden of de Compliance Officer. OBOmanagers verbinden zich ertoe de melding van schendingen aan te moedigen, beschikbaar te zijn als contactpersoon voor meldingen, en op te treden als rolmodel voor hun medewerkers. OBO implementeerde een klokkenluiderssysteem en een klokkenluidersrichtlijn voor de ontvangst en de verwerking van meldingen.

De informatie wordt streng vertrouwelijk behandeld. Als de klokkenluider te goeder trouw handelt, is vergelding tegen hem verboden, zelfs wanneer de informatie later ongegrond blijkt te zijn.

Schendingen van de bepalingen van deze gedragscode zullen over het algemeen arbeidsrechtelijke gevolgen hebben, ongeacht de positie van de betrokken werknemers in de bedrijfshiërarchie.

Alle zakelijke partners, hun onderaannemers en hun werknemers worden uitgenodigd om mogelijke schendingen van deze gedragscode te melden. OBO implementeerde een klokkenluiderssysteem voor meldingen, dat toegankelijk is via de OBO-website (www.obo.de -> Legal -> Whistleblower system).

Meldingen kunnen eventueel ook worden gedaan aan de Compliance Officer van OBO per e-mail, telefoon of in persoon. Zakelijke partners dienen hun werknemers en onderaannemers zo goed mogelijk te informeren over de verschillende mogelijkheden.

6.2. Klachtenprocedure

Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, heeft OBO ook een klachtenprocedure ingevoerd in overeenstemming met de [Duitse] wet inzake de zorgvuldigheidsplicht in toeleveringsketens (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG). De klachtenprocedure maakt het mogelijk om de aandacht te vestigen op risico's inzake mensenrechten en milieu, en op schendingen van mensenrechten of milieuverplichtingen die het gevolg zijn van de eigen bedrijfsactiviteiten van OBO of die van een directe leverancier. Klachten in het kader van de [Duitse] wet inzake de zorgvuldigheidsplicht in toeleveringsketens kunnen naar het e-mailadres supplychain.complaintsnoSpam@obo.de worden gestuurd. Klachten worden op dezelfde manier behandeld als meldingen van klokkenluiders.

1. Transparante en professionele omgang met inkoop

OBO en haar zakelijke partners verbinden zich ertoe leveranciers of dienstverleners te selecteren volgens een gedocumenteerd en transparant inkoopproces en hun eigen toeleveringsketen op een maatschappelijk en ecologisch verantwoorde manier te organiseren.
Bovendien is het OBO of de zakelijke partners verboden vertrouwelijke informatie waarvan zij tijdens hun activiteiten kennis nemen, zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbende door te geven. Concurrenten van de zakelijke partner mogen met name niet worden geïnformeerd over prijzen/aanbiedingen waarover met andere zakelijke partners is onderhandeld, of over andere bedrijfsinformatie.

1. Beginsel van documentering

Alle documenten en dossiers (intern of extern) die door OBO en zijn zakelijke partners worden opgesteld in het kader van hun bedrijfsactiviteiten dienen volledig, accuraat en waarheidsgetrouw te zijn.
OBO en haar zakelijke partners zullen hun verplichtingen tot openbaarmaking van financiële en andere bedrijfsinformatie nakomen in overeenstemming met de geldende lokale wetgeving. In het kader van hun bedrijfsactiviteiten zullen OBO en haar zakelijke partners alleen documenten en schriftelijke informatie bijhouden als dit vereist is door de geldende lokale wetgeving of als dit in hun directe belang is.

2. Gegevensbescherming en gegevensbeveiliging

OBO en haar zakelijke partners zijn gebonden aan de wettelijke bepalingen van het betreffende land inzake gegevensbescherming en gegevensbeveiliging. OBO en haar zakelijke partners streven ernaar hun processen en informatiesystemen op een passend niveau te houden teneinde persoonsgegevens en bedrijfsgeheimen adequaat te beschermen.

3. Voorkoming van rechtstreekse en onrechtstreekse beïnvloeding

OBO en haar zakelijke partners leven de geldende wetgeving inzake corruptiebestrijding na. Om dit te waarborgen, zorgen zowel OBO als haar zakelijke partners ervoor dat door werknemers of onderaannemers geen beloften worden gedaan om een oneerlijk voordeel te behalen.

4. Respect voor de intellectuele eigendom van derden

OBO en haar zakenpartners respecteren de intellectuele eigendom van derden. OBO en haar zakelijke partners zullen geen intellectuele werken van derden gebruiken zonder de uitdrukkelijke toestemming van de rechthebbende.

5. Omgang met mineralen uit conclictgebieden

OBO en haar zakelijke partners moeten voldoen aan de wettelijke bepalingen die in het betreffende land van toepassing zijn op conflictmineralen.

OBO en haar zakelijke partners verbinden zich ertoe:

• hun respectieve toeleveringsketen met gepaste zorgvuldigheid te controleren om te bepalen of producten die tin, tantaal, wolfraam of goud bevatten, aan hen worden verkocht en, zo ja, of en in welke mate deze metalen afkomstig zijn uit conflict- en hoogrisicogebieden;
• de resultaten van deze beoordeling naar behoren te delen met hun klanten; en
• te streven naar een "conflictvrije" status om ervoor te zorgen dat dergelijke metalen niet afkomstig zijn uit conflict- en hoogrisicogebieden.

6. Douane- en exportcontrole

OBO en haar zakelijke partners zijn verplicht te voldoen aan de internationale douane- en exportcontrolevoorschriften van het betreffende land en samen te werken met de relevante bevoegde autoriteiten.

1. Controles

OBO behoudt zich het recht voor om aangekondigde inspecties en audits ter plaatse uit te voeren bij de zakelijke partners om de naleving van deze gedragscode te controleren, mits dit de bedrijfsvoering niet in onredelijke mate verstoort, er een specifieke reden voor is, er geen risico is op compromittering van handels- en bedrijfsgeheimen, en dit geen inbreuk maakt op voorschriften inzake gegevensbescherming.

2. Gevolgen van overtredingen

Overtredingen van de gedragscode dienen zo snel mogelijk te worden gestaakt en gecorrigeerd. Als een overtreding evenwel niet binnen afzienbare tijd kan worden verholpen, dient een gezamenlijk concept te worden uitgewerkt en geïmplementeerd, met een tijdschema voor het beëindigen of beperken van de schending.

Als de maatregelen niet tijdig worden uitgevoerd of ineffectief blijken te zijn, heeft OBO het recht om het betreffende contract met onmiddellijke ingang te beëindigen binnen het kader van de wettelijke bepalingen.

VI. DIVERSE BEPALINGEN

Als de arbeidsovereenkomst of een speciale regeling voor bepaalde personen aanvullende bepalingen bevat, blijven deze van toepassing.

Informatie en contactpersonen

Aanvullende data informatie vindt u onder Compliance | OBO

OBO Bettermann Holding GmbH & Co.KG
Hüingser Ring 52
58710 Menden

dr. Máté Smelka
OBO Bettermann Group of Companies
Compliance Officer International
Mobile: +36 20 490-2967
Phone: +36 29 349-708
compliancenoSpam@obo.de

Menden, 31.07.2024